Programa Atibaia Sem Papel gerou mais de 15 mil documentos oficiais
27 de novembro de 2019 | 10h15

Programa Atibaia Sem Papel gerou mais de 15 mil documentos oficiais

Implantação de sistema digital pela Prefeitura já
proporcionou economia de mais de 90 mil impressões

No início de novembro a Prefeitura da Estância de Atibaia implantou o Programa Atibaia Sem Papel em toda a Administração Municipal. A novidade oferece aos funcionários e à população uma plataforma para Protocolo Digital de Documentos, com economia aos cofres públicos, preservação do meio ambiente com redução do uso do papel, além de mais agilidade, eficiência e transparência nos processos. Desde o lançamento do sistema, com a publicação do Decreto nº 8.997/19 (em 6 de novembro), até a manhã desta quarta-feira (27) já haviam sido gerados 15.446 documentos oficiais, economizando cerca de 90.552 impressões.

O sistema foi desenvolvido pela 1Doc, maior Govtech do Brasil, com mais de 11 milhões de usuários, presente em 14 estados e mais de 150 municípios. Ele consiste em uma ferramenta básica e intuitiva para envio e recebimento oficial de documentos no setor público, capaz de representar vários processos físicos em uma única plataforma digital, por meio de uma interface simples, otimizada e oficial. Com os trâmites em meio digital, a estimativa da Prefeitura é de uma economia do custo direto para o município de R$ 14.000/mês e do custo indireto de R$ 103.000/mês.

Na Plataforma 1Doc, a demanda chega pelo site da Prefeitura ou é lançada internamente via documento (memorando, circular, ofício, etc). A partir disso, tudo é organicamente resolvido entre os setores envolvidos e não é necessário imprimir documentos para garantir o caráter oficial de uma comunicação.

Após o envio pelo remetente, o setor destinatário recebe o documento imediatamente e, a cada resposta ao encaminhamento, é criado um novo despacho. Também é possível anexar arquivos e acompanhar quem já leu, garantindo total transparência ao processo interno.

Ao solucionar determinada solicitação, também é possível marcá-la como resolvida, dando ciência a todos os envolvidos. Os dados permanecem protegidos e não podem ser alterados, com uma sequência única de numeração para toda a Administração Municipal. Além disso, todos os trâmites também podem ser acompanhados e realizados pelo celular.

A Plataforma 1Doc ainda conta com indicadores de trabalho, dados que são gerados de acordo com a utilização do sistema. Há o indicador Eficiência, que mede a porcentagem de todos os documentos marcados como resolvidos pelo setor; o indicador Engajamento, que aponta a porcentagem de todos os documentos lidos pelo setor; e o indicador Qualidade, apresentando a média das notas recebidas pelo setor conforme avaliação dos solicitantes atendidos.

Atualmente, o sistema digital conta com 551 setores listados e 916 usuários cadastrados. Além disso, há cerca de 300 serviços disponíveis, garantindo mais sustentabilidade, economia e agilidade em Atibaia.

O serviço de atendimento à população continua sendo disponibilizado normalmente em toda a Administração Municipal. No entanto, os munícipes que procuram a Prefeitura estão sendo orientados a utilizar os serviços disponíveis na nova ferramenta digital, evitando filas e garantindo mais comodidade e menos burocracia. Para acessar o sistema digital o usuário deverá realizar um cadastro no site .

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